skipnavigation

Árbol decisorio de gasto en viajes y gastos asociados a los mismos

Entender los patrones de gastos corporativos. Un acercamiento estratégico al análisis de viajes y gastos
19 de noviembre de 2015

En muchas empresas, los gastos en viajes y los asociados a los mismos representan un importe significativo: controlarlos es crucial para el buen funcionamiento y éxito de cualquier negocio.

 

Entender los gastos en viajes y los asociados puede reducirse a comprender tres aspectos fundamentales de cada ítem de gasto:

 

  • El tipo de servicio o producto adquirido.
  • El patrón de gasto del empleado.
  • El impulsor (contexto) del gasto.

 

Dicho de manera sencilla: hay que analizar el qué, cómo y por qué detrás de cada línea de gasto. Hoy en día, los análisis básicos de gastos en viajes y gastos asociados presentan un desglose del coste por tipo de servicio contratado mientras que estudios más avanzados se enfocan en el cumplimiento por parte de los empleados de la política corporativa en materia de gastos.

 

En esta publicación proponemos un nuevo acercamiento al análisis de los costes en viajes y los asociados a los mismos. Además de tener en cuenta el tipo de servicio o producto adquirido, este acercamiento mezcla los impulsores del negocio y el comportamiento de los empleados desde las primeras fases del análisis. Nuestro método consiste en dos pasos:

 

  • Los gastos se clasifican en cinco categorías utilizando un marco de árbol de decisión. Nuestro árbol de decisión consiste en una serie de cuatro algoritmos que establecen si el gasto:

(1) Ocurrió durante el viaje.

(2) Está asociado a un proveedor de viajes habitual (aéreo, hotel, coche).

(3) Se realizó a través de la empresa de gestión de viajes.

(4) Era diferente al montante registrado por la empresa de gestión de viajes en el momento de la reserva.

  • Cada categoría se divide luego en subcategorías, con el patrón de gasto emergente investigado para identificar áreas específicas para la optimización.

 

El primer paso permite obtener una visión inmediata de dónde se gasta el dinero mientras que el segundo paso nos acerca a las acciones que es necesario adoptar para optimizar el gasto. Estas acciones incluyen ajustar los impulsores del negocio (modificar la cantidad de viajes o de gastos), mejorar el comportamiento de compra de los empleados y la política de viajes así como negociar nuevas asociaciones con determinados proveedores.

 

Para ilustrar cómo funciona el acercamiento del árbol de decisión en la práctica utilizamos dos aplicaciones: una relacionada con el coste total de un viaje y la otra enfocada en los costes de los servicios complementarios.

 

Creemos que este método guiará a los profesionales de finanzas, compras y gestión de viajes hacia un mejor entendimiento y una optimización de los costes relacionados con los viajes.

 

Para consultar el estudio, pincha aquí.